Uitdaging:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken stond voor de uitdaging om het aanvraag- en behandelproces van visa te moderniseren. Het bestaande systeem was analoog en centraal georganiseerd, wat leidde tot inefficiënties en verouderde werkwijzen. Er was behoefte aan een digitale, decentrale oplossing die de organisatie zou kunnen transformeren en legacy systemen zou kunnen vervangen.
Aanpak
Als Product Owner leidde ik de ontwikkeling van Kairos Visa, een innovatief back-officesysteem voor visumaanvragen binnen het FoBo-programma. Mijn taken omvatten requirements afstemmen, roadmap opstellen en het ontwikkelteam aansturen. Ik vertaalde complexe processen naar een gebruiksvriendelijke interface en beheerde de ontwikkeling. Een uitdaging was het balanceren van zakelijke behoeften met teamsnelheid, terwijl ik stakeholders en eindgebruikers in een politiek gevoelige omgeving moest managen.
Impact
Het nieuwe systeem optimaliseerde werkprocessen door zaken te verdelen op basis van expertise. Dit verkortte beoordelingstijden en transformeerde operationele workflows. Het project moderniseerde consulaire diensten, faseerde legacy systemen uit en creëerde een flexibel platform voor applicatie-integratie, wat de organisatie-efficiëntie aanzienlijk verbeterde.
Rol: PRODUCT OWNER
Bedrijf: MINISTERIE BUITENLANDSE ZAKEN
Doel: REALISATIE KAIROS
” Het project Kairos ontwikkelt het backofficesysteem voor de afhandeling van visumaanvragen (ter vervanging van de bestaande systemen NVIS en Visana) om een digitaal proces mogelijk te maken. Dit Kairos project bestaat uit 3 fasen. Kairos 1.0 maakt het nu reeds mogelijk om de documenten van een visumaanvraag digitaal naar de backoffice te sturen ter beoordeling. Ook is het al mogelijk aanvragen op basis van bepaalde kenmerken onder de medewerkers te verdelen. De verdere afhandeling van de Schengenaanvragen vindt in deze fase echter nog plaats in het bestaande systeem NVIS. Kairos 2.0 is bedoeld om Caribische visumaanvragen af te handelen en komt ter vervanging van Visana. Deze module is begin 2022 geïmplementeerd waarmee het Caribische visumproces nu volledig digitaal kan worden uitgevoerd. Het oude systeem Visana is inmiddels uitgefaseerd. In 2023 zal Kairos 3.0 in gebruik worden genomen. Daarmee zal ook het Schengen visumproces volledig digitaal worden uitgevoerd en NVIS worden vervangen. “